Bien nommer un document ou un message

Il s’agit de faciliter la gestion des messages et des documents échangés ou transmis.

Notamment, un professeur qui fait cours à tous les élèves d’un établissement aura du mal à associer l’élève au groupe classe dont il fait parti.
Un autre professeur ne pourra pas deviner qui est le fils ou la fille dont M. ou M^me Untel lui parlent, encore moins dans quelle classe il est.

1- Fichiers transmis

MERCI de les nommer tout comme on met son nom sur une copie ou un cahier :
par exemple :
pour Mésange CHARBONNIERE en classe de 6Fleur qui rend son exercice20p32 en image JPG, on adoptera le format :
  c6Fleur.charbonniere.mesange.exercice20p32.jpg

Au collège ou sur le cahier de texte de Pronote, le problème ne se pose pas :
le nom de l’élève voire sa classe s’ajoutent automatiquement dès qu’on les récupère !

Par contre, par mail ou message ENT, imaginez les IMG202000318.JPG, IMG202000318(1).JPG , 20200318_12548215.IMG et autre scan001.pdf, scan008.pdf sans parler des DM20.ods, DM20(1).ods qui s’accumulent si on ne les renomme pas de suite, avec parfois aucun nom dans le document pour s’y retrouver.

2- Messages

• Pour un nouveau message isolé (avec choix du destinataire) :

Pensez à bien remplir le champ Objet/Sujet du message (ENT ou mail) :
cela permet de trier les messages pour les traiter selon leur importance du moment.

Si vous êtes parents et que votre enfant passe par votre messagerie :
  Question exercice 20 p 30 de Mésange CHARBONNIERE 6Fleur

Quant à l’élève Mésange elle-même, sur compte, elle peut se contenter
  Question exercice 20 p 30 6Fleur
 

• Pour un message dans un fil de discussion,

Choisir entre et  :
  c’est répondre à l’auteur d’un des message en cliquant que le bouton dans son message) et
  c’est cliquer sur le bouton "Répondre à tous" en bas de la file des discussion : tout le monde verra la réponse à la suite des messages déjà visibles.
 

Préciser la classe est utile car elle n’apparaît pas,
et certains collègues ont 100,200 ... 500 élèves à gérer,
sans parler des groupes sur plusieurs classes.

Cela peut se faire aussi en personnalisant sa signature de message dans l’ENT :

 

Rappel :
Pour la transmission des documents, les consignes précisent en général les modalités de remise.
Donc merci de les respecter.

Néanmoins, rappelons que passer par le Cahier de texte Pronote évite des formules de politesse de rigueur et la répétition des envois car un message vide a été envoyé ou les documents à joindre ont été oubliés, tout en assurant celui qui envoie que le document sera reçu (il a confirmation par un FAIT visible).

Merci de votre coopération.